Vragen over de scan en het rapport

Een korte vragenlijst die elke medewerker krijgt, via de mail of via een portal. Er wordt één ding gevraagd: welk werk komt bij jou telkens terug, hoe vaak, hoe lang duurt het en welke systemen gebruik je erbij.

Het is nadrukkelijk geen tevredenheidsonderzoek en geen beoordeling. We brengen alleen in kaart welk werk elke week terugkomt: het werk waar niemand voor is aangenomen, maar dat wel gedaan moet worden.

Omdat je medewerkers het weten. De directie ziet processen op hoofdlijnen; de medewerker doet de handelingen. Het exportje, het controlerondje, het mapje op de gedeelde schijf: daar verdwijnen de uren in, en dat staat nergens opgeschreven.

Bijkomend voordeel: als je het aan iedereen vraagt, zie je meteen welke knelpunten door meerdere mensen genoemd worden. Dat is de beste indicatie dat het structureel is en niet incidenteel.

Alles wat telkens terugkomt. Op de homepage staan onder "Het probleem" zestien voorbeelden die we het vaakst tegenkomen: twee keer hetzelfde invoeren, papier of pdf overtikken, steeds hetzelfde document maken, omslachtig klikwerk, gegevens bij elkaar zoeken, overzichten maken, controleren en vergelijken, mails sorteren en doorsturen, steeds dezelfde vragen beantwoorden, achter mensen aan zitten, planning puzzelen, inschatten wat er gaat komen, storingen of problemen te laat zien, gegevens opschonen, aantekeningen uitwerken, en iets anders.

Dezelfde zestien voorbeelden zijn de tegels waarmee de scan begint. Past jouw werk nergens bij, kies dan "Iets anders" of voeg zelf een optie toe en beschrijf het in je eigen woorden. De lijst is een voorbeeld en geen keuzemenu.

Een paar minuten. Je kiest de opties die je herkent en beantwoordt per keuze een paar korte vragen; één optie invullen kan in twee minuten. Kies alleen wat echt tijd kost, dan blijft het kort — een formulier van twintig minuten vult niemand eerlijk in.

Als je op "Start de scan" klikt, vragen we eerst om een bedrijfscode. Wil je het formulier alvast zien, vul dan code AAAAA in. Je komt dan direct bij de scan.

Ja. Je naam en je e-mailadres zijn bij de scan optioneel. Laat je ze leeg, dan vul je anoniem in en weten wij niet wie je bent.

Ook als je je naam wél invult, ziet de directie nooit wie wat heeft ingevuld. We zetten de antwoorden bij elkaar per proces en per afdeling. Je naam en afdeling zijn er alleen om die indeling te kunnen maken.

Dat is je eigen tijd, uitgerekend over een heel jaar. Zodra je bij een optie invult hoe vaak je het doet en hoe lang het duurt, rekent de teller het door.

De rekensom is expres eenvoudig en zichtbaar:

• elke werkdag = 220 keer per jaar
• een paar keer per week = 115 keer
• elke week = 46 keer  ·  om de week = 23 keer
• elke maand = 12 keer  ·  elk kwartaal = 4 keer

Tijd per keer × aantal keer per jaar = uren per jaar. Vervolgens delen we door 8, want in hele werkdagen zie je pas hoeveel het is. Het is een schatting, geen meting — maar het is jouw schatting, en die klopt meestal beter dan een aanname van bovenaf.

Kies gerust meerdere tegels: elke keuze krijgt een eigen kaart met vragen, en de teller telt ze bij elkaar op. Staat jouw werk er niet bij, dan voeg je het zelf toe met de knop "Nog een mogelijke optie toevoegen". Zelf kun je er maximaal vijf bijmaken; dat is bewust, anders wordt het invullen zelf weer zo'n tijdrovend klusje.

Vink "Anders" aan. Er verschijnt een vakje waarin je de naam van het systeem kwijt kunt, bijvoorbeeld een eigen planningstool of het portaal van een leverancier. Vink je "Anders" weer uit, dan verdwijnt het vakje met wat je erin had gezet.

De keuzes ERP en Financieel systeem zijn bewust breed gehouden: het gaat ons om wat je ermee doet, niet om het merk.

Zodat je zelf ziet wat die uren waard zijn. Met de schuif stel je een uurtarief in, tussen € 25 en € 175, en de teller toont wat jouw uren per jaar in euro's waard zijn, met de uren zelf eronder. Je begint op € 75.

Dat rekenen gebeurt alleen in je eigen browser. Het uurtarief wordt niet meegestuurd met je antwoorden en niemand bij ons of in je organisatie ziet wat je hebt ingesteld.

Het formulier stuurt de antwoorden naar één vast verzendadres van de opdrachtgever van de scan. Er staat geen database achter deze website en er worden geen cookies of trackers geplaatst.

Het formulier is beschermd tegen misbruik: een verborgen veld dat alleen robots invullen, een tijdslot dat een script te snel af is, een maximum aantal scans per uur en een plafond per dag. Lukt het versturen toch niet, dan krijg je een knop om je antwoorden alsnog als mail te versturen. Zo is je invulwerk nooit weg.

Zes dingen:

• alle gevonden knelpunten, gebundeld per proces
• uren per jaar, per knelpunt
• foutgevoeligheid — en wat een fout in de praktijk kost
• geschatte bouwtijd en investering
• een voorstel voor de volgorde waarin we het zouden aanpakken
• en wat we niet zouden aanpakken, met de reden erbij

Dat laatste punt is belangrijk. Niet elk irritant klusje is de kosten van automatiseren waard, en dat zeggen we dan ook gewoon.

Nee. Wij leveren de cijfers, de directie maakt de keuze. Dat is geen formaliteit: kiezen tussen een besparing van 200 uur en een project dat het hele orderproces raakt, is een besluit van de directie en niet van de leverancier.

Het is ook prima als de uitkomst is dat er niets gebouwd wordt. Dan weet je in elk geval waar de tijd blijft.

De scan staat een week of twee open. Daarna hebben we één tot twee weken nodig om de antwoorden bij elkaar te zetten, door te rekenen en te schatten. De presentatie aan de directie is één sessie.

Een klein programma dat precies één ding doet, op maat van jullie proces. Een koppeling die gegevens overzet in plaats van dat iemand ze overtypt. Een controle die automatisch draait en alleen bij afwijkingen een seintje geeft. Een scherm dat laat zien wat er nu staat te gebeuren.

Het is uitdrukkelijk geen platform waar de organisatie zich naar moet voegen. Het past op wat er al staat.

We programmeren de software met hulp van AI. Dat verandert vooral de rekensom: maatwerk dat vroeger een project van maanden was, is nu een kwestie van weken. Daardoor wordt het ineens rendabel om een probleem op te lossen dat "maar" vier uur per week kost.

Het betekent niet dat er een AI-model in je proces komt te zitten. Meestal is de oplossing gewone, saaie, betrouwbare software — en dat is precies wat je wilt voor werk dat elke dag moet kloppen.

Aan wat er staat. In de praktijk komen we het vaakst SAP, Exact, Excel, e-mail, papieren uitvoer en eigen software tegen — inclusief apparatuur als een weegbrug. Als een systeem geen nette koppeling heeft, is dat meestal op te lossen; dat schrijven we dan wel eerlijk op in het rapport, inclusief wat het extra kost.

Nee. Wat we bouwen draait door zonder ons, en er zit geen licentie per gebruiker per maand aan vast. Onderhoud kan bij ons, maar het hoeft niet.

Voor organisaties die processen willen stroomlijnen, kosten willen besparen, of hun mensen beter willen inzetten. Die laatste is in de praktijk vaak de belangrijkste: je hebt iemand aangenomen om te analyseren, te adviseren of te plannen — niet om gegevens over te typen.

Het werkt het beste waar mensen met meerdere systemen werken en waar handmatige controles zijn ingeslopen. Industrie, logistiek, productie, opleidingen en administratie-intensieve dienstverlening.

De cases op de site staan er anoniem op, met sector erbij. Klantnamen delen we op verzoek, in overleg met de betreffende klant. Vraag ernaar en we regelen het.

Mail naar info@watkanaivoorjoubetekenen.nl.

Wat kan AI voor jou betekenen
Schoutenbosje 5a
1251 LE Laren